Privacyverklaring werving en selectie

Privacyverklaring werving- en selectieprocedure

Cocensus verwerkt persoonsgegevens van personen die reageren op vacatures of interesse tonen in een functie bij Cocensus. Cocensus verwerkt die persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming.

In deze privacyverklaring vindt u meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens door Cocensus en welke rechten u als betrokkene heeft.

1. Welke persoonsgegevens worden van u verwerkt?

 Voor de werving- en selectieprocedure verwerkt Cocensus de volgende persoonsgegevens van u:

  • Naam, adres en woonplaats

  • Geboortedatum en -plaats

  • Geslacht

  • Burgerlijke staat

  • Nationaliteit

  • Telefoonnummer

  • E-mailadres

  • Gegevens op uw identiteitsbewijs

  • Gegevens over uw opleiding, kennis, werkervaring en nevenactiviteiten (curriculum vitae)

  • Gegevens uit het screeningsonderzoek (verklaring omtrent het gedrag) 

2. Voor welke doeleinden worden uw persoonsgegevens verwerkt?

 Cocensus verwerkt uw persoonsgegevens slechts voor de volgende doeleinden:

  • Het selecteren van kandidaten om de sollicitatieprocedure mee te starten

  • Het aangaan van een arbeidsovereenkomst met een medewerker

  • Het voeren van een juiste personeelsadministratie 

3. Wat zijn de grondslagen voor de verwerking?

De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op de volgende rechtsgronden:

Toestemming:

Door op de vacature te reageren of uw interesse in een functie bij Cocensus te tonen, geeft u uw ondubbelzinnige, geïnformeerde en specifieke toestemming om uw persoonsgegevens te mogen verwerken voor voornoemde doeleinden. U kunt uw toestemming te allen tijde weer intrekken. Nadat u uw toestemming heeft ingetrokken, worden uw persoonsgegevens verwijderd en zal er geen verdere verwerking meer plaatsvinden.

 Precontractuele maatregelen:

De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor het treffen van maatregelen voorafgaand aan uw arbeidsovereenkomst, met als doel de arbeidsovereenkomst met u overeen te kunnen komen.

4. Wat zijn de mogelijke gevolgen als u uw persoonsgegevens niet verstrekt?

De in deze privacyverklaring genoemde persoonsgegevens zijn nodig om een juist beeld te verkrijgen van uw geschiktheid voor een (vacante) functie binnen de organisatie. Als u deze persoonsgegevens niet (volledig) aanlevert, zult u niet tot de werving- en selectieprocedure toegelaten worden.

Op grond van wettelijke verplichtingen bent u verplicht om een kopie van uw identiteitsbewijs te verstrekken. Cocensus kan u tijdens de werving- en selectieprocedure te allen tijde verzoeken zich te legitimeren met een geldig legitimatiebewijs.

Het overleggen van een verklaring omtrent het gedrag (VOG) is een noodzakelijke voorwaarde voor uw arbeidsovereenkomst. Als u geen VOG overlegt, zal er geen arbeidsovereenkomst met u worden aangegaan.

5. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Als u reageert op een vacature bij Cocensus, worden uw persoonsgegevens gedurende een periode van vier weken na beëindiging van de werving- en selectieprocedure bewaard. Na afloop van deze periode worden uw persoonsgegevens verwijderd.

Wij kunnen uw toestemming vragen om uw persoonsgegevens langer te mogen bewaren voor mogelijke vacatures in de toekomst. Als u uw toestemming geeft om uw persoonsgegevens langer te mogen bewaren, dan zullen wij uw persoonsgegevens bewaren gedurende een periode van één jaar na beëindiging van de werving- en selectieprocedure. Na afloop van deze periode worden uw persoonsgegevens verwijderd.

Als er geen vacature is, maar u wel interesse heeft getoond om te werken bij Cocensus, dan worden uw persoonsgegevens bewaard voor een periode van vier weken nadat er voor het laatst schriftelijk contact is geweest. Ook in dit geval kunt u uw toestemming geven om uw persoonsgegevens langer te mogen bewaren, voor een periode van één jaar.

6. Worden uw persoonsgegevens verstrekt aan derde partijen?

Cocensus verstrekt uw persoonsgegevens die worden verwerkt ten behoeve van de werving- en selectieprocedure niet aan derde partijen. Nadat u bent aangesteld worden uw persoonsgegevens verstrekt aan een externe partij, die namens Cocensus de personeels- en salarisadministratie verzorgt. Uw persoonsgegevens worden ook verstrekt aan derde partijen, indien en voor zover dit verplicht is op grond van de wet.

7. Hoe worden mijn persoonsgegevens beschermd?

Cocensus heeft passende technische en organisatorische beschermingsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang of andere vormen van onrechtmatige verwerking. De beschermingsmaatregelen zijn neergelegd in het informatiebeveiligingsbeleid van Cocensus.

8. Wat zijn uw rechten als betrokkene?

Omdat Cocensus uw persoonsgegevens verwerkt heeft u een aantal rechten:

Recht op inzage:

U heeft recht op een afschrift van uw persoonsgegevens.

Recht op rectificatie:

Als na het inzien van uw persoonsgegevens blijkt dat deze onvolledig of onjuist zijn, dan heeft u het recht om uw persoonsgegevens aan te vullen of te corrigeren.

Recht op gegevenswissing:

U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen.

Recht op beperking van de verwerking:

U heeft het recht om aan Cocensus te vragen (tijdelijk) te stoppen met de verwerking van uw persoonsgegevens.

Recht op bezwaar:

U kunt gemotiveerd bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Cocensus geeft hier gehoor aan, tenzij er dwingende, gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Recht op overdraagbaarheid:

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en dit aan een andere organisatie over te dragen.

U kunt uw verzoek richten tot de functionaris voor gegevensbescherming (FG) van Cocensus. De contactgegevens van de FG vindt u hieronder.

Bovenstaande rechten zijn niet absoluut. Dat wil zeggen dat Cocensus niet altijd gehoor hoeft te geven aan uw beroep op één van uw rechten. Binnen een maand nadat u een beroep heeft gedaan op één van uw rechten, informeert de FG u over het vervolg op uw verzoek. De beoordelings- en reactietermijn kan met één maand verlengd worden. Aan de uitoefening van uw rechten zijn in beginsel geen kosten verbonden.

9. Contactgegevens FG

Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens, of uw rechten als betrokkene? Dan kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van Cocensus, mw. K Smit, via het e-mailadres fg@cocensus.nl of via het telefoonnummer 023 5563438.

Ons doel is altijd om u verder te helpen als u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit persoonsgegevens. Zie voor meer informatie hierover de website: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Inwerkingtreding privacyverklaring

Deze privacyverklaring is in werking getreden op 1 mei 2018 en voor het laatst gewijzigd op 4 januari 2023.